ECMTB 2026
Eine Konferenz mit über 1.200 Teilnehmer:innen aus über 50 verschiedenen Ländern zu organisieren ist ein großes Unterfangen. Gemeinsam mit dem Institut für mathematisches und wissenschaftliches Rechnen der Universität Graz durfte ich maßgeblich bei der Gestaltung der ECMTB 2026 mitwirken.
Von mir stammen die Website, das Branding und viele weitere Designs rund um die Organisation. Damit konnten sowohl das Organisationsteam als auch die Teilnehmer:innen eine reibungslose Konferenz erleben.
Die Website
Die Website der ECMTB 2026 war vor und während der Konferenz die zentrale Anlaufstelle für alle Informationen: von der Anmeldung über die Anreise nach Graz bis hin zu den Plenarvorträgen, dem Programm und vielem mehr.
Das Design ist bewusst klar und schlicht gehalten. Ein paar verspielte Elemente verleihen ihm eine persönliche Note und sorgen dafür, dass es in Erinnerung bleibt.
Interaktiver Zeitplan & persönliches Programm
Bei knapp 1.300 Beiträgen ist es unerlässlich, sich einfach im Programm zurechtzufinden. Dafür habe ich einen interaktiven Zeitplan mit mehreren Ebenen und verschiedenen Filtermöglichkeiten gestaltet. Die oberste Ebene zeigt die Hauptblöcke: die Slots für Minisymposien, die Contributed Talks, alle Plenarvorträge und natürlich die Pausen dazwischen.
Mit den Filtern am Anfang der Seite lässt sich die Ansicht auf bestimmte Session-Typen oder thematische Tracks eingrenzen. Wer etwas ganz Bestimmtes sucht, kommt am schnellsten über das Suchfeld mit intelligenter Suche, welche auch bei ungenauen Eingaben die passenden Treffer findet.
Ein Klick auf eine Session öffnet ein Slide-over mit allen wichtigen Informationen zum jeweiligen Eintrag. Handelt es sich um einen Minisymposien- oder Contributed-Talks-Slot, werden alle parallelen Sessions in diesem Zeitfenster angezeigt. Jede davon lässt sich anklicken, um eine Ebene tiefer zu gelangen – dort finden sich noch detailliertere Informationen zum einzelnen Vortrag.
Besonders erwähnenswert sind die kleinen Stern-Icons neben jedem Eintrag: Da es nicht nur unwahrscheinlich, sondern schlicht unmöglich ist, dass sich eine Person für alle 1.300 Beiträge interessiert, lassen sich im interaktiven Kalender einzelne Beiträge oder gleich ganze Minisymposien als Favoriten markieren. Anschließend wechselt man zur persönliche Programmansicht wechseln, die nur die favorisierten Sessions anzeigt.
Persönliche Programme ließen sich außerdem ganz einfach per Link teilen. Das hilft dabei, sich mit Kolleg:innen abzustimmen oder das eigene Programm auf mehreren Geräten parat zu haben. Ganz ohne Account, Login oder sonstiges kompliziertes Setup.
Der Kalender und all seine Funktionen wurden von Anfang an für Mobilgeräte konzipiert, damit er sich während der Konferenztage auch unterwegs schnell und unkompliziert nutzen lässt.
Das Feature kam bei den Teilnehmer:innen sehr gut an und erhielt viel Lob; sowohl vor Ort als auch in der anschließenden Feedback-Umfrage.
Am besten den Kalendar hier selbst ausprobieren: https://ecmtb2026.org/programme/
Interaktive Karten
Mit teilweise über 30 parallelen Sessions pro Slot war die Konferenz über viele Räume und Gebäude des Universitätscampus verteilt. Um die Orientierung zu erleichtern, haben wir digitale Karten bereitgestellt, auf denen die Lage der einzelnen Gebäude ersichtlich ist.
Beim Hovern (bzw. per Tap auf Touch-Geräten) werden Raumname und -nummer sowie Gebäude und Stockwerk angezeigt. Jedes Gebäude hat seine eigene Farbe. Als zentraler Orientierungspunkt ist das Konferenzbüro standardmäßig auf jeder Karte markiert.
Auch in den Detailansichten des interaktiven Kalenders ist der Ort jedes Vortrags nicht nur angegeben, sondern lässt sich auch direkt auf der Karte anzeigen.
Quicklinks
Während der Konferenzwoche war es entscheidend, allen Teilnehmer:innen die wichtigsten Ressourcen schnell zugänglich zu machen, unter anderem auch einige externe Links. Dafür habe ich eine Quicklink-Seite erstellt. Erreichbar war sie über https://ecmtb2026.org/quicklinks/ oder ganz einfach über den QR-Code, der auf jedem Namensschild abgedruckt war.
Neben den wichtigsten Inhalten der Website selbst verlinkt sie auch auf ein Raumbuchungssystem und den Folien-Upload. Beides sind ebenfalls maßgeschneiderte Softwarelösungen, die ich selbst konzipiert und umgesetzt habe.
Alle Beiträge
Die Beiträge sind außerdem in einer strukturierteren, datenbankartigen Übersicht verfügbar. Auch hier kommen die flexiblen Filter und die leistungsstarke Suche zum Einsatz.
Jeder Beitrag hat eine eigene Detailseite mit den wichtigsten Angaben zu Datum, Uhrzeit und Autor:innen sowie dem vollständigen Abstract und den angeführten Referenzen. Diese Seite ist auch über den jeweiligen Kalendereintrag erreichbar.
Namensschilder
Namensschilder sind auf jeder Konferenz ein guter Gesprächsstarter. Vielleicht kennt man den Namen bereits und kann ihm nun endlich ein Gesicht zuordnen. Oder man kennt andere Kolleg:innen an der Universität, die als Affiliation angegeben ist.
Für die ECMTB haben wir ein drittes Gesprächsthema hinzugefügt: die kleinen Symbole in der rechten unteren Ecke. Alle Teilnehmer:innen hatten mindestens zwei, viele sogar drei kryptische Icons. Jedes davon verschlüsselte eine Information über die Person: die bezahlte Teilnahmegebühr (Studierende/Standard usw.), ihre Beiträge zur Konferenz (Vortrag gehalten, Minisymposium organisiert usw.) und ob sie an einem der Ausflüge im Rahmenprogramm teilgenommen hat. Am besten kam man dem Code auf die Spur, indem man mit möglichst vielen anderen ins Gespräch kam und herausfand, was man gemeinsam hat (oder eben nicht). Am Ende der Konferenz wurde die das Rätsel schließlich aufgelöst.
Abgesehen vom unterhaltsamen Minispiel haben die Namensschilder ein verspieltes Design mit großer, gut lesbarer Schrift für die Namen. Die Standard-Namensschilder sind weiß in weiß gehalten. Grüne waren dem lokalen Organisationsteam vorbehalten, gelbe den VIPs (z. B. Plenarvortragenden). Oben befindet sich der QR-Code, der zur bereits erwähnten Quicklink-Seite führt.
Gedruckte Karten & Wegweiser
Die Navigation über den Campus musste natürlich auch in der physischen Welt funktionieren. Dafür wurden großformatige gedruckte Karten am gesamten Campus aufgestellt, die die Farbcodierung ihres digitalen Gegenstücks aufgreifen. Klare Icons helfen dabei, wichtige Orte zu finden. Dieselbe Karte gab es auch in einer kleinen gedruckten Version zum Mitnehmen, auf der die Teilnehmer:innen ihre eigenen wichtigen Orte markieren konnten.
Passend zur Farbcodierung der jeweiligen Gebäude wurden außerdem Dutzende Wegweiser am Campus verteilt. Sie helfen dabei, barrierefreie Eingänge, Räume und andere wichtige Orte zu finden.
Goodie Bag
Alle Teilnehmer:innen erhielten ein Goodie Bag, dessen Inhalt ebenfalls von mir gestaltet wurde. Die Tasche selbst trägt das unverkennbare Branding der ECMTB 2026 mit den bunten Sechsecken und dem Logo. Darin fanden sich ein nachhaltiger Holzfächer, eine wiederverwendbare Trinkflasche, eine bequeme Kappe und natürlich das Namensschild samt Essensgutscheinen für die Woche.
Auf diesem Bild sind die Namensschilder in den Sonderfarben Grün (lokales Organisationsteam) und Gelb (VIP) zu sehen. Zusätzlich zum grünen Namensschild trug das lokale Organisationsteam als einziges ein knallpinkes Lanyard: damit stachen sie perfekt aus der Menschenmasse heraus.